Кадровый электронный документооборот регулирует два основных правовых документа: №377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ» и №407-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях». Именно они дали возможность перевести отношения между работником и работодателем в цифровой формат на 99%. Какие основные аспекты регулируют эти документы?
№ 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», регулирует электронный документооборот в сфере трудовых отношений, вступил в силу 22.11.2021.
Организации имеют право создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в цифровом виде. Для этого нужно выпустить соответствующий локальный нормативный акт (ЛНА) и собрать письменное согласие сотрудников. При этом работник имеет право отказаться от перехода.
Почти все трудовые документы можно оформлять в электронном виде, но есть исключения:
-
акт о несчастном случае на производстве;
-
приказ об увольнении;
-
инструктаж по охране труда
Работодателям доступны три типа электронной подписи: УКЭП, УНЭП, Госключ.
Сотрудникам доступны следующие виды электронной подписи: УНЭП, УКЭП, Госключ, ПЭП.
№ 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях», вступил в силу 01.01.2021
Трудовой договор и дополнительное соглашение к трудовому договору, могут заключаться путем обмена между работником и работодателем электронными документами. По письменному заявлению дистанционного работника работодатель не позднее 3х рабочих дней со дня получения заявления обязан направить дистанционному работнику экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения бумажном виде.
Документы, предъявляемые работником при заключении трудового договора в электронном виде, можно предъявить также в электронном виде. Работник обязан представить нотариально заверенные копии документов в бумажном виде по требованию работодателя.
При подаче дистанционным работником заявления о выдаче копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее 3х рабочих дней со дня подачи заявления обязан направить работнику эти копии в бумажном или электронном виде, если это указано в заявлении работника.
Приказ о прекращении трудового договора можно отправить в электронном виде, но работодатель обязан в течение 3х рабочих дней со дня издания приказа направить работнику копию приказа в бумажном виде.