Электронный документооборот становится стандартом в бизнесе. Он обеспечивает быстроту и прозрачность обмена документами, что особенно актуально для кадровых процессов. Однако правильный переход на КЭДО требует понимания юридической стороны вопроса.
В этой статье мы рассмотрим ключевые аспекты использования ЭДО в кадровом учете.
Какие документы нужно подготовить для перехода на КЭДО
Прежде чем начать обмениваться с сотрудниками документами с помощью КЭДО, нужно подготовить и подписать ряд документов.
Только после этого документы подписанные с помощью сервиса КЭДО будут считаться юридически значимыми и равноценными бумажным.
Работодатель со своей стороны должен выпустить:
- Положение об электронном документообороте
- Приказ о введении КЭДО на предприятии
Работник должен ознакомиться и подписать:
- Уведомление о переходе на КЭДО
- Заявление сотрудника о согласии или об отказе по переходу на КЭДО
- Соглашение о применении УНЭП
- Согласие на поручение обработки персональных данных
- Дополнительное соглашение к трудовому договору
Прием на работу и КЭДО
Трудовой договор, приложения и соглашения к нему требуется подписать НЭП или КЭП. Существуют конкретные статьи ТК РФ (312.3), которые регламентируют виды электронной подписи для различных документов.
Приказ о приеме на работу может быть подписан любой электронной подписью.
Увольнение и КЭДО
Заявление об увольнении и приказ о прекращении трудового договора можно подписать с использованием НЭП и КЭП для удаленных сотрудников. Однако для офисных сотрудников приказ об увольнении должен быть подписан на бумаге, что прописано в ст. 22.1 ТК РФ.
Соглашение о расторжении трудового договора по согласию сторон с дистанционным работником можно подписать с использованием НЭП или КЭП, как указано в ст. 312.3 ТК РФ.
При этом бумажный приказ об увольнении нужно отправить сотруднику почтой.
Использование КЭДО с разными категориями сотрудников
ГПХ и Самозанятые
Можно все документы подписывать электронно, без дублирования на бумаге (ч. 2 ст. 160, ч. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ).
Дистанционные работники
Все кадровые документы закон разрешает подписывать электронно, без дублирования на бумаге (ст. 312.1-312.9 ТК РФ). Кроме 3 видов документов, их придется отправлять на бумаге почтой:
- Копию приказа об увольнении (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ)
- Трудовой договор, дополнительное соглашение. Только по заявлению работника (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).
- Бумажную трудовую книжку. Только если работник ее прислал при приеме (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).
Все остальные работники
Электронно можно подписывать всё, кроме перечисленных ниже документов.
Всегда:
- Приказ об увольнении
- Акт о несчастном случае на производстве
- Журнал инструктажа по охране труда
В особых случаях:
- Бумажные трудовые книжки тех, кто не выбрал электронные книжки.
- Сведения о трудовой деятельности формы СТД-Р, если работник просит их выдать в бумажной форме.
Заключение
Правильное использование электронного документооборота в кадровом деле позволяет оптимизировать процессы, ускорять обмен документами и упрощать учет. Важно не только внедрить технологию, но и знать, какие документы и в какой форме могут быть переведены в электронный вид. Следуя указанным рекомендациям, вы сможете избежать ошибок и сделать процесс управления персоналом более эффективным.