Чтобы обмениваться документами с сотрудниками в электронном виде, понадобится электронная подпись. Это аналог рукописной подписи, который придаёт юридическую силу документам в электронном документообороте, обеспечивает безопасность такого документооборота. Чтобы её создать, криптографические алгоритмы преобразуют информацию, используя закрытый ключ. Благодаря этому идентифицируется владелец подписи и устанавливается неизменность информации в документе после заверения.
Виды электронных подписей:
Простая электронная подпись (ПЭП). Такая подпись подтверждает ее владельца, но не гарантирует неизменность документа после подписания, следовательно, не гарантирует его юридическую значимость. Подписание с помощью ПЭП считается юридически значимым только с согласия сторон. Применимо для ограниченного круга документов. Неприменимо работодателем.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). За счет криптографических алгоритмов не только позволяет определить подписантов документа (владельцев подписи), но и доказать неизменность содержащейся в нем информации. Использование сертифицированных средств защиты необязательно. Применяется, если стороны заключили соглашение об этом. Применим работниками для всех видов кадровых документов и частично работодателем.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Цифровой аналог собственноручной подписи. Ей можно подписывать любые документы без предварительной договорённости с другой стороной. Является универсальным видом подписи и для работника, и для работодателя. Выдаются только в специальном удостоверяющем центре с аккредитацией.
Наибольшее распространение в КЭДО имеют два типа электронной подписи: УНЭП и УКЭП. Работники используют УНЭП, а работодатели УКЭП. На это есть две основные причины:
1. Только УНЭП и УКЭП гарантируют, что документ подписан конкретным человеком, в конкретное время, и что в него никто не вносил изменений;
2. Они являются максимально достаточными для всех видов кадровых документов:
| Тип документа для подписания | Работодатель | Работник | ||
|---|---|---|---|---|
| УКЭП | УНЭП | УНЭП | УКЭП | |
| Трудовой договор | ✓ | × | ✓ | ✓ |
| Дополнительные соглашения | ✓ | × | ✓ | ✓ |
| Договор материальной ответственности | ✓ | × | ✓ | ✓ |
| Ученический договор | ✓ | × | ✓ | ✓ |
| Договор на получение образования | ✓ | × | ✓ | ✓ |
| Приказ о дисциплинарном взыскании | ✓ | × | ✓ | ✓ |
| Уведомления об изменениях условий ТД | ✓ | × | ✓ | ✓ |
| Согласие на перевод (не подписывается работодателем) | × | × | ✓ | ✓ |
| Остальные кадровые документы | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |